Перевозка оргтехники при офисном переезде: от разборки до разгрузки

Специфику офисного переезда можно условно разделить на две части – речь идет об упаковке и погрузке мебели и оргтехники. Об особенностях перевозки компьютеров, принтеров и остальной техники мы и поговорим.

Подготовить и реализовать все это довольно просто. Равно как и повредить в ходе перевозки дорогое офисное оборудование. Не допустить этого помогут несколько правил.

Правило 1: Каталогизация оргтехники

Это вопрос не столько безопасности (чтобы после переезда все было на месте), сколько организации задачи. Создается каталог с перечислением всей имеющейся оргтехники – сперва на компьютере, потом распечатывается и вручается ответственному за переезд.

Без такого каталога есть риск, что перевозчик будет задействован в процессе дольше, и заплатить ему придется больше. А если в дальнейшем в, скажем, первый рабочий день выяснится, что куда-то подевался кабель питания от копировального аппарата, в целом отделе может остановиться работа.

Правило 2: Разборка и размещение в тару

Если грузчики из профессиональной компании, то они учтут 2 момента. Категорически запрещается:

• Перевозить оргтехнику в рабочем состоянии – с подключенными шнурами и т.д. Кучи проводов затормозят процесс сборки и вы потеряете время.
• Перевозить оргтехнику в коробках с мебелью и офисными принадлежностями – пусть это даже малогабаритный стеллаж, вместе с которым легко упаковать пару мониторов.

Основные требования к размещению техники в короба

• Компьютеры, принтеры, копировальные аппараты и другая оргтехника должна быть не только отключена, но и по возможности разобрана (простой пример: мониторы и системные блоки упаковываются и перевозятся отдельно).
• Все комплектующие (кабели, картриджи, провода, печки, термоузлы и т.д.) раскладываются отдельно, по разным коробкам: кабели для компьютеров в одну, картриджи для копиров в другую и т.д.
• Вещи с рабочего места сотрудников тоже перевозятся отдельно от оргтехники – не стоит укладывать папки с ходовыми документами в коробки с мониторами или системными блоками.
• Отключенную и упакованную оргтехнику, а также коробки с комплектующими в обязательном порядке маркируют. Это нужно, чтобы на новом месте сотруднику не пришлось искать свой прежний кабель или монитор. Основное, что указывают: название и тип содержимого внутри, имя сотрудника.

Правило 3: Упаковка и размещение в машине

Правильная упаковка оргтехники – как минимум 50% ее сохранности в пути. Для упаковки техники во время офисного переезда вам понадобятся:

• Скотч для фиксации
• Картонные короба из гофрокартона — – для мониторов, системных блоков, сканеров и другой техники
• Разноразмерные пакеты
• Пленки – воздушно-пупырчатая, полиэтиленовая, стрейч и т.д.
• Вспененный полиэтилен
• Гофро-картон для перекладывания техники внутри коробов
• Упаковочная бумага
• Пенопласт
• Маркер и наклейки для маркировки

Основные требования к упаковке и размещению

Вся разложенная по коробкам техника должна быть надежно зафиксирована внутри них. Пример: несколько обтянутых стрейч-пленкой мониторов в коробке перекладываются гофрокартоном и дополнительно фиксируются пенопластом. Оборудование не должно «гулять» внутри коробок или находиться под давлением.

Каждая коробка тоже должна быть надежно закреплена в кузове автомобиля после погрузки. В противном случае она будет «гулять» внутри кузова и каждая выбоина на дороге может стать для роковой для компьютерного монитора или принтера.

В кузове грузового автомобиля коробки должны быть сложены по принципу пирамиды: сперва самые тяжелые, потом полегче, сверху – самые легкие.

Правило 4: Транспортировка и разгрузка

Для перевозки офисной оргтехники важно:

• Составить грамотный маршрут – нежелательно ехать по дорогам, находящимся в плохом состоянии; такой деликатный груз не любит ухабы и выбоины.
• Выбрать оптимальное время для переезда – для экономии времени желательно избежать пробок, так как предстоит ещё разгружать и заносить технику на новое место.
• Предварительно подготовить место для разгрузки – на ступенях нового офисного здания, в фойе и т.д. Если новый офис находится в небольшом здании, то особых проблем не возникнет. Если в большом бизнес-центре, то о месте для разгрузки надо позаботиться заранее, желательно с утра.

Маленький офис? Экономия времени при переезде!

Наличие места для разгрузки актуально, если офис большой и в нем работает много сотрудников. Если компания небольшая, то оргтехнику и прочие вещи можно заносить сразу внутрь нового места работы. Поэтому нужно заранее составить план расстановки мебели и техники в новом офисе – в этом случае профессиональные грузчики будут ставить все сразу на свои места.

Где найти ресурсы?

На первый взгляд упаковать и погрузить оргтехнику в машины несложно и это могут сделать сами сотрудники компании. Но с другой стороны так вы теряете рабочий день и, как следствие, деньги. Можно и в нерабочее время, но для этого подчиненных придется дополнительно замотивировать на «подработку» грузчиками.

Но самое главное – задача по упаковке и погрузке техники не будет выполнена идеально. Поэтому куда лучше выбрать более надежный вариант – заплатить только за работу профессионалам в сфере офисных переездов, и безопасно доставить всю оргтехнику (и мебель) по месту назначения.